De aanpak

Introductiebezoek

Bij het (vrijblijvende) introductiebezoek maakt de projectleider van Adviesburo Witteveen kennis met de sleutelfunctionaris(sen) van de organisatie en stelt zich op de hoogte van de procesvoering, de organisatiestructuur en de doelstellingen.

Offerte

Op basis van het introductiebezoek wordt een Plan van Aanpak opgesteld voor de ontwikkeling, invoering en desgewenst certificering van het beoogde managementsysteem, inclusief de benodigde trainingen en opleidingen. En wordt een offerte uitgebracht.

Inventarisatie

Na acceptatie van de offerte wordt als eerste de organisatie door de projectleider doorgelicht om onder andere te bepalen:

Wat de stijl van het managementsysteem moet worden;
Of er een Missionstatement is;
Of het beleid omschreven is;
Of er passende doelstellingen zijn;
Of de doelstellingen vertaald zijn naar taakstellingen voor de betrokken proceseigenaren;
Of de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden benodigd voor de realisatie van de taakstelling van de proceseigenaren adequaat zijn omschreven;
Welke reeds bestaande procedures gebruikt of aangepast kunnen worden;
Wie de proceseigenaren zijn;
Welke aanvullende procedures opgesteld moeten worden;
Of de raakvlakken tussen de (deel)processen adequaat geregeld zijn;
Of het managementsysteem met behulp van de juiste meetbare en beïnvloedbare parameters beheerst wordt.

Ontwikkeling/aanvulling

In overleg met de projectleider wordt er een werkgroep samengesteld voor de realisatie en implementatie van het managementsysteem. De werkgroep bestaat uit de voor het managementsysteem verantwoordelijke (directie)medewerkers, de sleutelfunctionarissen voor de realisatie van de procesvoering en de projectleider. De grootte van de werkgroep is afgestemd op de organisatie. De werkgroep kan proceseigenaren en interne auditors benoemen.
Het handboek wordt samengesteld onder verantwoordelijkheid van de voor het managementsysteem verantwoordelijke (directie)medewerker. Procedures en de bij behorende ondersteunende documenten worden opgesteld onder verantwoordelijkheid van de betrokken proceseigenaren.

Voorlichting

De werkgroep formuleert een voorlichtingscampagne voor de eigen medewerkers en belanghebbenden.

Training

De werkgroep stelt vast welke medewerkers aanvullende scholing nodig hebben om het managementsysteem te kunnen realiseren en beheersen. Adviesburo Witteveen verzorgt een passende opleiding voor deze medewerkers.

Knelpuntenanalyse

De werkgroep gaat of het geheel van de opgestelde procedures sluitend voldoet aan de eisen uit het voortbrengingsproces en de gekozen norm(en)
De werkgroep bepaalt waar de opgestelde procedures aanleiding kunnen geven tot potentiële conflictsituaties en beraadt zich op preventieve maatregelen. Hierdoor kan worden voorkomen dat procedures voor (deel)processen tot tegenstrijdige doelstellingen leiden.

Implementatie

De opgestelde en waar nodig gewijzigde procedures worden geïmplementeerd, begeleid door de voorlichtingscampagne.

Interne audit

De werkgroep bepaalt wanneer het managementsysteem door de intern auditors, onder leiding van de projectleider, wordt geaudit. Adviesburo Witteveen adviseert tenminste drie maanden met het systeem te werken alvorens de eerste officiële audit uit te voeren.

Verbeteren

De verbeteringen die uit de interne audits naar voren komen worden geïmplementeerd.

Proef-audit

Desgewenst kan een proef-audit uitgevoerd worden door een Adviesburo Witteveen auditor die niet betrokken is bij de realisatie van het managementsysteem. Een proef-audit versterkt vaak het draagvlak voor het managementsysteem, schept nadere verbeterkansen en biedt de mogelijkheid te "oefenen" voor de certificatie-audit.

Certificatie

Het certificatieproces kan plaatsvinden wanneer uit de audits is gebleken dat het managementsysteem voldoet aan de eisen van de gekozen norm(en) en aantoonbaar is geïmplementeerd.
Naast het realiseren van nieuwe managementsystemen (organisatieontwerp) is de expertise van.

Adviesburo Witteveen bijzonder geschikt voor de verbetering en modernisering van bestaande systemen (kwaliteitsverbetering en continue resultaatverbetering). Adviesburo Witteveen heeft ervaren dat (langer) bestaande systemen vaak veel aandacht besteden aan borging, gericht zijn op beheersing maar nauwelijks op verbetering. Medewerkers ervaren deze systemen veelal als een knellend harnas in tegenstelling tot het beoogde soepele en doelmatige managementinstrument.

De deskundigen van Adviesburo Witteveen gaan graag in een oriënterend gesprek in op de mogelijkheden ter verbetering van uw bestaande managementsysteem (management van verandering).

Contact info

Adviesburo Witteveen
Christiaan Langefeldstraat 96
7558 CV Hengelo

Tel. nummer : 06-506 971 75
KvK Enschede : 06901823
BTW nummer : 019999458B01
ABN-AMRO : 58.46.91.211